BLOGBtoB EC導入前における社内調整のポイント

POST DATE:2025/01/24

BtoB EC導入前における社内調整のポイント

はじめに

BtoB ECを導入するにあたって、おさえておくべきポイントがあります。
それは、「既存の業務フローとの調整が必要かどうか」「社内稟議を進められるかどうか」です。これまで行われてきた電話やFAXによる受発注業務、さらに経理、販売管理、在庫管理、そして基幹業務システムとの連携を含めてBtoB ECに適応させる必要がありますし、導入にあたって抵抗を感じる社員の方々との社内調整を想定しておく必要があります。

本記事では、そのようなBtoB EC導入前に生じうる社内調整において気を付けるべきポイントに焦点を当ててご紹介します。

BtoB EC導入時の業務フローの最適化

業務フローの見直しと変更

現在の業務フローや既存のシステムにBtoB ECを単に組み込むのではなく、BtoB ECを受発注の起点とする前提で業務フローやシステムを最適化することが求められます。既存の業務フローやシステムを優先すると、カスタマイズコストが増大するだけでなく、運用の複雑化や中間業務の増加といった逆効果を招く恐れがあります。こうした問題を回避するためには、フロー全体をBtoB ECに合わせて見直す視点が重要です。

業務フローの最適化に伴う体制の見直し

BtoB EC導入の過程で避けては通れない課題として、業務フローやシステムだけでなく、組織の体制にも変化が求められます。
具体的には、責任分担や管理体制の見直し、権限や予算の再分配などを行い、BtoB ECの運用チームが自由度を持って活動できる環境が整備されると理想的です。
もし企業文化に「FAX・メール・電話でないと注文が受けられない」といった価値観が根付いている場合には、EC化が中途半端な状態に収まるリスクもあります。これを防ぐためには、以下のような施策が有効です。

BtoB ECでの効率化に賛同する現場スタッフを募り、EC化の推進メンバーに加えることで、現場での課題をダイレクトに効率化に反映出来る体制作り。
EC化の導入成功後にはECで削減化された業務時間を新規顧客開拓や事業拡大に向けることが出来るため、まずは導入のハードルが低いスモールスタートができる部署から導入し、効率化の結果を創出。その後その実績を元に全体的な導入を目指す。

また、このような施策を言葉で共有するのは困難です。そのためにも業務フローや運用フローを図解化することで、導入効果が分かりやすくなり、共有が行いやすくなります。また導入担当としてのご自身の理解も深まるメリットがあります。以下のようなフロー図を作成し、各セクションに人員配置していくと分かりやすくなるかと思います。

運用フロー図のイメージ

BtoB EC導入時の社内稟議のポイント

BtoB ECの導入にあたり、これまでの業務フローを切り替えるのに抵抗を感じる社員の方もいらっしゃるかと思います。ここでは社内稟議を進めるためのポイントをご紹介します。

経営層からの推進

BtoB ECをスムーズに導入し、トラブルを防ぐためには、まず社内での合意形成が不可欠です。事前に十分な説明を行ったとしても、新たな課題が発生することは避けられません。そのような場合でも、経営層からのアプローチも成功の鍵となります。推進担当者は経営層に対し、BtoB ECの目的や必要性を明確に伝え、十分な理解と協力を得ることが求められます。経営層からの支持があることで、導入プロセス全体が円滑に進みやすくなります。

研修とマニュアルの充実による移行サポート

次に重要なのが、社員全員が新しいシステムにスムーズに適応できる環境を整えることです。そのためには、BtoB ECの操作や運用に関する明確なマニュアルを用意することが基本となります。業務的に特に習熟が必要なスタッフが、具体的な操作方法を理解できる内容に仕上げることが重要です。

さらに、マニュアルだけでなく、実際に操作を体験できる研修や質疑応答の場を設けることで、社員の理解度を高めることができます。また、マニュアルでは解決できないトラブルや質問に対応するため、ヘルプデスクを設置して迅速なサポートを提供することも有効です。こうした取り組みは、社員が自主的に学ぶ姿勢を育む効果も期待できます。

マニュアル資料のイメージ